La información fundamental que debe aparecer en el depósito de cuentas anuales
La legislación mercantil obliga a la aprobación de las cuentas
anuales en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio y, desde
ese momento, las sociedades disponen de treinta días para depositarlas
en el Registro Mercantil. Entendiendo que la inmensa mayoría de las
empresas aplican el inicio y cierre de cada ejercicio con el año
natural, eso supone que
el 30 de julio termina el plazo para inscribir las cuentas anuales.
Aparte de la
certificación de las cuentas que deben firmar los administradores societarios, hay una serie de
información fundamental que debe aparecer en las cuentas depositadas.
El Balance
El
Balance de Situación recoge la información
relativa a los bienes y las deudas de la empresa y está dividido en dos
partes, el Activo y el Pasivo. La diferencia entre ambos es el
Patrimonio Neto, o sea, la diferencia entre lo que la empresa tiene y lo
que debe.
El Activo se divide en
Activo Corriente y No Corriente.
El primero incluye el efectivo y los bienes convertibles en dinero en
el plazo de 12 meses. Dentro de esta partida tenemos el dinero que
tenemos en caja o en bancos, los saldos de las cuentas de clientes, las
existencias de materias primas y productos disponibles en stock.
Dentro del
Activo No Corriente tendremos bienes y
derechos de propiedad de la empresa que puedan convertirse en dinero en
un plazo superior al año: terrenos, edificios, muebles y enseres,
equipos de oficina, ordenadores, maquinaria, vehiculos, etc.
La cuenta de Pérdidas y Ganancias
La
cuenta de Pérdidas y Ganancias indica el
resultado del ejercicio fiscal. A diferencia del balance, en el que
podemos ver un historial de la vida del negocio, en la cuenta veremos el
estado actual de la actividad mercantil.
En la cuenta de Pérdidas y Ganancias aparecen
los ingresos y los gastos
agrupados según su naturaleza. Los ingresos vendrán diferenciados según
si vienen originados por la actividad económica en sí misma o si son
subvenciones a la explotación, ingresos financieros o de índole
extraordinaria. Los gastos se clasificarán también en una amplia
variedad de conceptos: compras de aprovisionamientos, suministros,
gastos de personal y seguridad social, arrendamientos, primas de
seguros…
Como consecuencia de ésto, la cuenta de Pérdidas y Ganancias distingue entre el
resultado de explotación, determinado por los factores anteriores, y
el resultado financiero,
originado por las inversiones financieras de la empresa y por los
gastos derivados de financiación ajena. Ambos resultados confluyen en
uno solo que será el resultado del ejercicio.
El Informe de Gestión
El
informe de gestión contiene información detallada
y fiel sobre la evolución de la empresa y la situación de la sociedad.
Está dividido en dos partes, en una de ellas se analiza la evolución de
la empresa, detallando los hechos y gestiones que han dado origen a la
situación actual y en la otra se hace una proyección hacia el futuro de
la evolución previsible. Se informa también en esta parte de las
actividades realizadas en relación con la investigación y el desarrollo y
las acciones propias.
La información que
debemos contemplar es:
- Una exposición fiel sobre la evolución de los negocios y la
situación de la Sociedad que indicará la situación financiera y
económica, concretando la gestión del riesgo financiero y el crédito y
la posible exposición a problemas de liquidez y flujos de efectivo.
- La evolución previsible de la Sociedad, analizando los riesgos a los
que se enfrenta la sociedad relacionados con insolvencias, créditos,
problemas de liquidez y de flujos de efectivo, así como las medidas a
tomar para hacer frente a los mismos.
- Relación de las actividades realizadas en materia de Investigación y Desarrollo.
- Adquisiciones de acciones propias, relacionando los motivos de las
compras y ventas realizadas en el ejercicio; el número y valor nominal
de las acciones compradas o vendidas y el porcentaje de capital social
que representan; el importe percibido por la venta de acciones y el
número y valor nominal de las acciones conservadas en cartera.
- Situaciones acontecidas posteriores al cierre del ejercicio. Desde
el cierre del ejercicio y hasta la aprobación de las cuentas anuales
pueden darse situaciones de relevancia que no aparecen en el balance ni
en la cuenta de pérdidas y ganancias, pero si se recogen en la Memoria y
el informe de gestión. Podemos poner por ejemplo una compraventa de
acciones o participaciones.
El Estado de Flujos de Efectivo
Este informe permite conocer
la capacidad que tiene la empresa para afrontar sus obligaciones de pagos así como a sus necesidades de liquidez.
Aunque el nombre no invita a conocer su contenido, es fundamental para
el funcionamiento de un negocio. Una empresa que no lleve cuenta del
dinero que necesita generar y con qué antelación carecerá también de una
planificación adecuada de gastos.
Deben contemplarse
tres tipos diferentes:
- FEAE o flujos de efectivo de las actividades de explotación. Son las
transacciones monetarias realizadas a consecuencia de la actividad
económica de la empresa: cobros de clientes, pagos a proveedores,
intereses abonados o recibidos e incluye también el impuesto sobre
beneficios. Se anotarán separadamente las diferencias temporales como
los cobros y pagos efectuados en el ejercicio que provengan de
operaciones realizadas en ejercicios anteriores. También se
diferenciarán los anticipos o descuentos de papel como cobro adelantado a
clientes.
- FEAI o flujos de efectivo de las actividades de inversión. Pagos
destinados a la adquisición de activo no corriente: inmovilizado,
inversiones inmobiliarias o financieras, así como los cobros efectuados
en el momento de la venta de estos bienes.
- FEAF o flujos de efectivo de las actividades de financiación.
Ingreso en cuentas de tesorería de préstamos o instrumentos de
financiación concedidos por entidades de crédito o por terceros así como
las cantidades pagadas destinadas a la devolución de los mismos; cobro
procedente de la venta de títulos emitidos por la empresa; pagos a
accionistas en concepto de dividendos.
El Informe Medioambiental
Es un documento destinado a proporcionar información de los elementos presentes en las cuentas que tienen
impacto medioambiental,
que se medirá en términos monetarios. El informe debe reflejar las
medidas adoptadas por la empresa, dependiendo de su actividad,
orientadas a controlar los efectos nocivos sobre el medio ambiente y a
preservar su conservación.
No existe una forma rígida de elaboración de este informe, aunque sí hay ciertas partidas en las que
podría centrarse la información a reflejar:
si se utilizan materiales recliclados o renovables; si hay una
inversión en el proceso productivo destinada a minimizar la emisión de
gases a la atmósfera, los residuos y los vertidos o el consumo de agua y
energía.
Se incluirá una evaluación de las
alternativas de minoración del impacto medioambiental
y un análisis de las posibles medidas a tomar para desarrollar una
actividad más respetuosa con el medio ambiente. Se analizarán costes y
consecuencias de tomar una decisión u otra. Las empresas que consideren
que no es susceptible de elaboración de este informe presentarán sólo
una declaración firmada por el administrador afirmando que no hay en las
cuentas partida alguna de esta naturaleza.
La Memoria
La
Memoria complementa, amplia y explica el
contenido del Balance y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Pero, además,
puede contener también otra información no incluida en los apartados
anteriores. No tiene una estructura fija, pero sí hay unos contenidos
mínimos que debe desarrollar de manera que los datos numéricos se vean
apoyados por comentarios explicativos a modo de complemento.
La información mínima
que debe contener la Memoria será:
- La identificación de la empresa y de la actividad de la misma.
- Bases de presentación de las cuentas anuales. Se incluirán aquí los
principios contables aplicados así como los motivos que hubieran causado
la falta de aplicación de los mismos. Se recogerá una comparación de la
información recogida con la perteneciente al ejercicio anterior.
- Distribución de resultados. Información relativa a la propuesta de
distribución de beneficios y al posible reparto de dividendos a cuenta.
Se incorporará el estado contable que muestre la disponibilidad de
liquidez suficiente para el reparto.
- Normas de valoración, incluyendo los criterios de valoración
aplicados en las distintas partidas y los métodos de cálculo de las
correcciones de valor: las cuentas expresados en moneda distinto al
euro, incluido el procedimiento empleado para calcular el tipo de
cambio; los métodos de amortización del inmovilizado, material e
inmaterial y los criterios de contabilización de los contratos de
arrendamiento financiero; los créditos comerciales, distinguiendo a
corto y a largo plazo, reflejando la imputación a resultados de los
intereses diferidos. Anotaremos las líneas de descuento y pólizas de
crédito, indicando la parte dispuesta al cierre del ejercicio; los
métodos de valoración de existencias; las subvenciones obtenidas y su
criterio de imputación a resultados; la dotaciones para provisiones,
especialmente las destinadas a la cobertura de pensiones y similares y
el criterio de contabilización del impuesto sobre beneficios.
- El activo inmovilizado. Se analizarán los movimientos de las
partidas del resto de inmovilizado indicando el saldo inicial, las
entradas y salidas y el saldo final.
- Capital social. Si existen varias clases de acciones, se indicará el número y valor nominal de cada una de ellas.
- Deudas. Importe de las deudas de duración residual superior a cinco
años así como de las que tengan garantía real, indicando su forma y
naturaleza.
- Empresas de grupo y asociadas. Se identificará el nombre y domicilio
de las empresas en las que la sociedad posea, directa o indirectamente,
como mínimo el 3% del capital y cotizan el bolsa y el 20% para el
resto. Se anotará el importe del capital, reservas y resultado del
último ejercicio de aquéllas.
- Gastos. Se desglosarán las cargas sociales y las aportaciones para
pensiones. Se recogerán los créditos incobrables y las provisiones para
insolvencias.
- Situación fiscal, se informará de la antigüedad de los créditos por
bases imponibles negativas y su plazo previsto de aplicación.
- Las operaciones vinculadas identificando las partes, la naturaleza de la operación y su valoración.
- Los plazos de pago a proveedores. Se anotarán el importe de los
pagos a proveedores que haya cumplido los plazos fijados en la ley y el
que los haya excedido.
